Zapewne większość uczących się języka na którymś etapie swojej przygody została poproszona o napisanie maila – czy to na zaliczenie przedmiotu w szkole, czy do biznesowego klienta w realnej sytuacji. Jednak nie każdy czuje się komfortowo w pisanej komunikacji, dlatego dziś rozpracujemy ten temat razem. W tym artykule dowiesz się jak napisać maila po angielsku, poznasz jego strukturę, różnice między stylem formalnym i nieformalnym, najczęściej używane wyrażenia oraz błędy, których należy unikać.
Różnice między mailem formalnym a nieformalnym po angielsku
Styl formalny charakteryzuje się:
- bezosobowym tonem, a co za tym idzie częstszym użyciem strony biernej, np. The documents have been submitted. (zamiast: We submitted the documents.)
- złożonymi konstrukcjami gramatycznymi, np. I would be grateful if you could provide further information. (uprzejma, rozbudowana konstrukcja zamiast prostego Please send more information.)
- formalnymi spójnikami oraz wyrażeniami łączącymi, np. furthermore, however, therefore, in addition
- bardziej zaawansowanym słownictwem, np. purchase (zamiast buy), assistance (zamiast help)
- brakiem skrótów (tzw. short forms, np. don’t, I’m)
Styl nieformalny obejmuje:
- język potoczny (mówiony) oraz idiomatyczny angielski, np. Sounds good to me. / Let’s catch up soon.
- osobisty ton – bezpośrednie zwracanie się do odbiorcy, często w skróconych formach bez podmiotu, który jest domyślny, np. Just wanted to let you know… / Will do. (w domyśle ja)
- rzadsze użycie strony biernej oraz prostsze konstrukcje gramatyczne, np. I sent you the files yesterday. zamiast formalnego: The files were sent yesterday.
- nieskomplikowane spójniki i wyrażenia łączące, np. and, but, so, also
- mniej zaawansowane słownictwo oraz stosowanie skrótów (short forms), np. I’m happy to help. / We don’t have time today.
Podstawowa struktura maila po angielsku oraz przydatne zwroty
Treść maila najlepiej podzielić na krótkie akapity:
- Wprowadzenie – kim jesteś (jeśli to email formalny do osoby, z którą dopiero nawiązujesz komunikację), w jakiej sprawie piszesz, skąd masz kontakt do tej osoby
- Rozwinięcie – szczegóły sprawy
- Zakończenie treści – Twoja prośba, dalsze kroki lub oczekiwania
Poniżej znajdziesz skrót przydatnych zwrotów do napisania maila:
| Element maila | Mail formalny | Mail nieformalny |
| Powitanie | Dear Sir or Madam, Dear Mr / Ms [Surname], To whom it may concern, | Hi [Name], Hello [Name], Hey [Name], |
| Wprowadzenie / cel | I am writing to inform you… I am writing with regard to… I am writing in connection with… I am writing to inquire about… | Just wanted to let you know / ask if… I’m writing to tell you… Can you let me know…? |
| Odniesienie do kontaktu | Thank you for your email regarding… Further to our conversation… With reference to your message dated… | Thanks for your message! Good to hear from you. |
| Prośby / informacje | I would be grateful if you could…Please find attached… Could you please provide further information about… | Can you let me know if… Here’s the info you asked for. |
| Zakończenie treści | I look forward to hearing from you. Please do not hesitate to contact me. | Let me know what you think. Talk to you soon. I’ll get back to you asap. |
| Zakończenie maila | Yours faithfully, Yours sincerely, Kind / Best regards, | Best, Love, See you, Take care, |
Czego unikać, pisząc maila po angielsku
Pisząc maila po angielsku, unikaj najbardziej popularnych błędów. Jednym z nich jest zbyt dosłowne tłumaczenie z polskiego na angielski, czyli tzw kalki językowe. Staraj się szukać gotowych konstrukcji i dopasowywać je do Twojej treści. Równie istotne jest, by nie mieszać stylu formalnego z nieformalnym w jednej wiadomości, ponieważ sprawia to wrażenie braku konsekwencji i może wprowadzać chaos. Pamiętaj o czytelnym i skrótowym temacie maila, aby Twój rozmówca już po tytule wiedział, czego dotyczy wiadomość oraz by łatwiej ją było odszukać w razie potrzeby w przyszłości. Częstym błędem jest budowanie zbyt skomplikowanych i złożonych zdań, co jest typowe dla języka polskiego, ale w angielskim można się łatwo zaplątać, szczególnie nie mając dużego doświadczenia w pisaniu.
Podsumowanie
Pisanie maili po angielsku to nie tylko kwestia poprawności językowej, lecz także budowania relacji, załatwiania potrzebnych spraw lub zgłaszania problemów. Nawet najlepiej skonstruowany mail traci wartość, jeśli nie jest dostosowany do odbiorcy i kontekstu. Dlatego przed wysłaniem warto spędzić dodatkową chwilę na sprawdzeniu czy Twój mail układa się w logiczną całość, czy brzmi profesjonalnie i czy będzie zrozumiały z perspektywy odbiorcy. No i oczywiście czy zawiera ten często pomijany załącznik 😉
